ПЕРВОМАЙСЬКА   МІСЬКА   РАДА
Миколаївської області
 47   СЕСІЯ              6   СКЛИКАННЯ
РІШЕННЯ

від 26.06.2013 року  № 22
       м.Первомайськ

Про затвердження Положення про загальний відділ апарату виконавчого комітету міської ради у новій редакції
   

    Відповідно до пункту 4 статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», у зв’язку зі змінами, що відбулись у структурі виконавчого комітету Первомайської міської ради, з метою впровадження сучасних інформаційно-комунікативних технологій електронного врядування, міська рада

    ВИРІШИЛА:

    1. Затвердити Положення про загальний відділ апарату виконавчого комітету міської ради у новій редакції, що додається.

    2. Визнати таким, що втратив чинність підпункт 1.9 пункту 1 рішення міської ради від 25.09.2012 року №13 «Про затвердження положень».

    3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію міської ради з питань законності, самоврядування, депутатської діяльності, регламенту, зв’язків ради та засобів масової інформації.



Міський голова                                                                          Л.Г. Дромашко



   

ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням міської ради
26.06.2013 року  № 22


Положення
про загальний відділ апарату виконавчого комітету
міської ради

1.    Загальні положення
1.1.    Дане Положення регулює питання діяльності загального відділу апарату виконавчого комітету міської ради (далі-загальний відділ).
1.2.    Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» загальний відділ утворюється міською радою, яка затверджує структуру, штатну чисельність працівників та витрати на утримання відділу.
1.3.    Загальний відділ входить до складу апарату виконавчого комітету міської ради, у своїй діяльності безпосередньо підпорядковується керуючій справами виконкому.
1.4.    Загальний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, Актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної та міської рад, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями голови облдержадміністрації та міського голови, Інструкцією з діловодства, цим Положенням.
1.5.    Загальний відділ має круглу печатку з своїм найменуванням.

2.    Основні завдання відділу
2.1.    Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті міської ради та її виконавчого комітету відповідно до чинних правил.
2.2.    Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів в апараті міської ради та її виконавчого комітету.
2.3.    Впровадження єдиної системи електронного документообігу у виконавчих органах міської ради, проектування, адміністрування і модернізація локальної мережі.
2.4.    Підготовка проектів рішень виконкому, розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу.
2.5.    Перевірка проектів рішень виконкому та розпоряджень міського голови на відповідність вимогам Інструкції з діловодства, Регламенту виконавчого комітету міської ради.
2.6.    Ведення архівної справи в апараті міської ради та її виконавчого комітету.
2.7.    Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, управлінням міської ради, відділам апарату виконавчого комітету міської ради, підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у комунальній власності міста.
2.8.    Реалізація державної політики у сфері управління якістю.

3.    Функції відділу
3.1.    Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства в апараті міської ради та її виконавчого комітету.
3.2.    Здійснює організаційну та технічну підготовку засідань виконавчого комітету.
3.3.    Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до виконкому міської ради.
3.4.    Здійснює реєстрацію рішень виконкому та розпоряджень міського голови, у необхідних випадках видає копії, витяги з утворюваних виконавчим комітетом документів.
3.5.    Здійснює друкування документів виконавчого комітету міської ради.
3.6.    Доводить у визначені строки до підрозділів міської ради та її виконавчого комітету, підприємств, установ та організацій міста рішення виконкому та розпорядження міського голови згідно із списком розсилання.
3.7.    Розробляє    Інструкцію з діловодства в управліннях міської ради, відділах апарату виконавчого комітету міської ради.
3.8.    Складає зведену номенклатуру справ виконавчого комітету. Забезпечує виконання єдиного порядку обліку, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату міської ради та її виконавчого комітету.
3.9.    Здійснює узагальнення щомісячних планів основних заходів, що проводяться апаратом міської ради та її виконавчого комітету.
3.10.    Забезпечує своєчасну підготовку щомісячних планів роботи управліннями міської ради та відділами апарату виконавчого комітету міської ради.
3.11.    Організовує роботу архіву апарату міської ради та її виконавчого комітету. Забезпечує проведення експертизи цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету.

3.12.    Надає методичну допомогу по організації роботи з документами в управліннях міської ради, у підрозділах апарату міської ради та її виконавчого комітету, в підприємствах, установах та організаціях, що перебувають у комунальній власності міста.
3.13.    Забезпечує виконання організаційно-технічних функцій секретаря керівника щодо обслуговування роботи міського голови та першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради.
3.14.    Забезпечує цільове використання та зберігання печаток та бланків міської ради та її виконавчого комітету.
3.15.    Вдосконалює форми і методи роботи з документами.
3.16.    Здійснення інсталяції, настройки та оптимізації системного програмного забезпечення у виконавчому комітеті міської ради.
3.17.    Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.
3.18.    Сприяє впровадженню, удосконаленню та ефективності функціонування системи управління якістю в виконавчих органах Первомайської міської ради.

4.    Права відділу
4.1.    Вносити на розгляд міського голови, виконавчого комітету міської ради проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.
4.2.    Вивчати стан діловодства в підрозділах міської ради та її виконавчого комітету і вимагати встановлених правил роботи з документами.
4.3.    Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
4.4.    Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби - відповідні документи від інших  підрозділів апарату міської ради та її виконавчого комітету.
4.5.    Залучати в установленому порядку спеціалістів інших підрозділів апарату міської ради та її виконавчого комітету для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань.

5. Відповідальність відділу
5.1. За порушення трудової дисципліни, вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та інших законодавчих актів України працівники загального відділу несуть відповідальність відповідно до норм діючого законодавства.


6. Організація роботи відділу
6.1. Відділ складається із п’яти штатних одиниць:
6.1.1. Начальник відділу.
6.1.2. Головний спеціаліст.
6.1.3. Секретар керівника.
6.1.4. Оператор з комп’ютерного набору.
6.1.5. Адміністратор системи.
6.2.Загальний відділ апарату виконавчого комітету міської ради очолює начальник. У разі відсутності його обов’язки виконує головний спеціаліст загального відділу.
6.3.    Начальник та працівники загального відділу призначаються на посади та звільняються з посад розпорядженням міського голови у порядку визначеному законодавством.
6.4.    Організація роботи загального відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту роботи виконавчого комітету міської ради, Інструкції з діловодства, інших нормативно-правових та розпорядчих документів.
6.5.    Робота загального відділу планується щомісячно на основі плану роботи виконавчого комітету міської ради, доручень міського голови, секретаря міської ради, керівництва виконкому та функціональних обов’язків загального відділу.
6.6. Плани роботи загального відділу затверджуються керуючою справами виконкому.
6.7.    Службові обов’язки працівників загального відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.
6.8.    Оплата праці адміністратора системи здійснюється за фактично відпрацьований час виходячи з встановлення місячного посадового окладу в розмірі однієї мінімальної заробітної плати. З метою мотивації праці адміністратору системи встановлюється надбавка за високі досягнення у праці у розмірі не менше 50% посадового окладу.

7.    Взаємовідносини (зв’язки) з іншими підрозділами
7.1 Загальний відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із управліннями міської ради, іншими відділами апарату виконавчого комітету міської ради.
________________________________________________________________